Le sens premier du mot dématérialisation est l’action de priver quelque chose de ses propriétés physiques. En entreprise, la dématérialisation est le remplacement de ses données et supports d’informations matériels par des fichiers informatiques.
Cette dématérialisation de documents a débuté par des initiatives individuelles et localisées. C’est en 1967, grâce à l’envoi d’une disquette infiniment duplicable, que ce bénéfice obtenu a été recherché par un plus grand nombre.
Une pratique de plus en plus courante
La dématérialisation permet des gains de productivité et facilite le partage et le stockage d’informations.
La virtualisation de l’environnement de travail implique de ne plus avoir de contenu matériel. Et la dématérialisation de documents est devenu un véritable enjeu au sein des entreprises. 5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers. Les bénéfices de la dématérialisation sont alors en premier lieu d’ordre économique.
Pour une dématérialisation réussie, il faut modifier les processus avant de déployer les solutions techniques de numérisation des documents.
Les documents à dématérialiser en entreprise
Tous les documents utilisés pour la gestion d’une société peuvent être dématérialisés :
- Dématérialisation des contrats de travail,
- Dématérialisation des factures
- Dématérialisation lettre d’embauche
- Dématérialisation de documents et correspondances entre l’employeur et l’employé, fiches d’évaluation, notes de frais….
Le passage à une dématérialisation massive est rarement pertinent. Mieux vaut d’abord identifier les postes les plus critiques en termes de temps de traitement, de coûts et de problématiques.
